如何做好ERP系统实施前的数据准备工作

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若能够在这个环节中，发现系统运行的所有问题，熟悉系统的操作运行及部门之间如何通过系统进行业务的沟通等等，那以后的工作就非常轻松了。所以说，模拟运行环节直接决定了后面工作能否预期完成，项目能否顺利上线。 俗话说，预则立，不预则废。要想模拟运行取得成功，发挥效果，我个人认为，计划很重要，准备工作更重要。因为模拟运行之前，我们先计划好要模拟那些作业、有哪些人员参与、流程怎么走等等，做好相关的准备工作，只有如此，那我们在模拟的时候，才不会做表面文章，才不会只管在系统中操作，结果，一个星期模拟下来，我们还不知道有没有实现我们预计的计划，达到我们预期的目标。所以，我个人在实施项目的时候，强烈建议用户在模拟运行前，要针对模拟运行环节，独立设置一个计划，按部就班的进行模拟运行之前的准备工作。 一、模拟顺序 有些企业在做模拟运行的时候，喜欢一个部门一个部门来。今天一个部门流程运转顺利了，第二天再进行能另外一个部门。如此，一个星期下来，估计可以让各个部门都能够顺利完成流程的模拟运行。 我是不赞成这么做的。因为根据我多年的项目经验，发现阻碍ERP项目成功的因素不在于部门作业的操作，而在于部门之间如何通过ERP进行业务沟通的环节。如采购、仓库部门如何跟财务部门利用系统进行应付帐款的沟通;生产部门、采购部门跟财务部门如何进行生产成本的沟通，等等。这些沟通的关键，在于部门之间员工的相互配合。如在产生应付帐款时，要有采购单、入库单及发票信息，而且，相关的单据内容应该统一。若各个部门独立作业，则采购人员可能并不了解，为了做好应付帐款作业，采购人员需要怎么配合财务人员，才能让采购模块与财务的应付模块紧密结合。所以，只有采购跟财务人员都做下来，按实际情况进行模拟应付帐款作业，只有如此，才能够发现彼此利用系统进行沟通是否还存在障碍，并想出具体的解决方案。 我个人建议，在做模拟运行计划的时候，对于模拟的顺序，个人认为应该各个部门统一进行。各个部门都派一到两个代表，做下来，模拟企业实际业务操作的场景，一个一个部门的做下去，从销售开始，直到财务结帐为止。因为只有如此，才能够发现各个部门之间斜街是否有问题。 二、环境的的搭建 模拟系统的环境搭建对于模拟效果的作用具有直接的影响。模拟环境好，可以对模拟运行的效果起着事半功倍的效果;反之，则会对系统模拟效果大打折扣。模拟系统的环境，包括硬件环境和软件环境。硬件环境搭建容易，软件环境搭建难。在事前列个表，做个计划，可以帮助你理清头绪，不会丢三落四。 1、 硬件环境的搭建。硬件环境相对来说，比较简单。我是建议，在模拟运行的时候，能够人手一台电脑，让每个人都有操作的计划;同时，每个人都有电脑的话，那方便用自己的用户登录进行操作。因为系统中，根据用户权限的不同，用户的操作界面可能也是不同的。一般在会议室，准备个交换机或者HUB，然后，从外面搬几台电脑过来，脸上服务器就可以了。 2、 软件环境的创建。我在系统模拟运行之前，都要求用户先把企业的基本数据先输入到ERP系统中去。包括物料基本信息、权限信息、用户信息、仓库信息、单据信息等。这些数据都是根据企业的实际情况创建的。然后，我会在后台数据中克隆一个一模一样的帐套。这样，系统中就有两个一致的帐套。一个是为以后正式上线用，另外一个，就是为了模拟而用。如此，是为了保障在模拟的时候，能够最大程度的反映企业的真实数据与操作环境。不过，这里要注意一点。就是在模拟环节中出现的数据变更，如新客户建立、产品信息变更等，要用书面记录下来，等到模拟运行结束后，要马上进行数据的更新。在模拟运行时，最好不要人为的更新相关数据。在模拟运行之前，我会给企业用户一张报表，告诉他们需要在模拟运行之前，导入、核对哪些数据。 三、人员安排 该有哪些人来参加培训，系统该如何安排，做这个计划时，也是有诀窍的。 首先，企业先要安排好参加模拟运行的人员。一般来说，就是企业部门的项目经理。但是，在条件允许的情况下，最好也能够让除部门经理以外的关键用户参与。因为，根据我的经验，部门经理在后续的操作时，不时ERP系统的操作主力，他下面的关键用户才是。这个关键用户起着培养新员工、并稽核员工作业的重任。而部门经理更多的时候，只是作业审核一下而已。所以，在条件允许时，还是要让关键用户参与系统的模拟运行，让其能够形成一种全局的观念。 其次，培训人员确定后，应该在系统中设置用户相关的权限。权限的设置是一件非常麻烦的事情。在做这项工作之前，用户先要召开权限讨论会议，确定各个用户的相关权限。在权限设置的时候，我的建议是先小后大。即先把权限设置成最小，只要满足他们的基本操作即可，以后若用户提出需求，再按实际情况，考虑是否扩大其权限。 最后，在做人员安排的时候，要确保其有足够多的时间参与模拟环节。一般来说，在模拟的过程中，是不允许其缺席的。因为一个人缺席，则很可能就是某个环节的作业每人做了。如若采购员缺席，则销售订单做好生产计划、采购计划后，就没有人下采购单了;没人做采购单，则入库单作业也无法进行;生产、出货等作业也会受到连带影响。所以，参与模拟运行的人员，要能够抽出时间;企业在模拟计划做出来后，也要提前通知用户，让他们能够事先准备，安排好相关的工作。 四、资料准备 巧妇难为无米之炊。在模拟运行的时候，若没有资料的支持，则很难会有大的成就。在模拟运行之前，企业项目管理员要按部就班的准备相关的资料，为模拟运行提供数据的支持。 1、 标准流程作业规范。在模拟运行的时候，不能再像以前用户自己熟悉系统那样，进行漫无目的的操作;或者按照实施顾问系统演示那样，按系统的建议流程来走。在系统模拟之前，我们已经进行了业务流程重组工作，根据企业的实际作业模式与ERP系统提供的参考流程，制定了符合企业实际情况的企业作业规范。这份规范，企业在模拟运行的时候，要人手一份，到时，进行系统操作的时候，都要按照这个标准作业来做。标准作业规定怎么做，实际就怎么做。不能自己耍小聪明。 2、 管理问题总结报告。在需求调研还是在流程重组的过程中，都会发现一些问题。如用户遇到的实际管理问题或者系统参考流程跟用户实际流程有冲突的问题，等等。这些问题将是用户进行系统模拟的重点。所以，在系统模拟之前，项目管理员要把这些问题整理成册，在模拟的过程中，要一一进行模拟，看看问题是否解决。若我们事先没有准备这份资料，那在模拟的过程中，很难有用户能够一一想起这些问题;即使能够想到几个，也会有漏网之鱼。所以，这份资料是非常重要的。 3、 模拟数据资料。在模拟的时候，为了能够真实展现企业管理环境，我们建议用户要用真实的 数据。如真实的订单信息及对应的生产计划、采购计划、及财务处理的相关信息。一般来说，我在模拟之前，会让用户准备好几张前段时间的订单数据，以这张订单数据为基础，进行系统的模拟。因为只有如此，用户才能对照系统的运算结果跟以前手工运算结果有否差异。如系统自动计算分析的采购计划跟我们手工作的采购计划有否差异;出货计划是否跟我们以前的计划一致;企业最关心的相关金额，如采购金额、应收款项等有否问题。若企业在模拟运行的时候，没有以前的单据作为对比，那他们怎么知道，系统的运算是否准确呢? 有好的计划，充分的准备，ERP项目模拟环节才能取的好的成效，否则，很可能就会走过场，没有实际效益。我想任何一家企业，都不希望自己辛辛苦苦抽出这么多时间来搞这个系统模拟运行，最后发现一文不值。这种悲惨的境遇，无论是我们实施顾问，还是企业，都是不希望碰到的。