一、怎样指导下属？ 领导形式分为专制型、民主型和放任型三种。作为主管不能一成不变的坚持自己的领导方法，而是要按不同的需要用不同的方法方式来领导下属。解答： 假如你面对一件严重的工作意外事件，而你采用民主方式，召集所有下属开会共同商讨解决方法，那后果会是怎么样呢？又或者对一些缺乏工作知识经验的下属，是否必须听取意见，采用民主集中方法开会讨论呢？ 从上述例子上分析，民主型是不及专制型来得实际。不顾下属的意见，一切以命令进行，反而会取得下属对主管的信赖；因为下属对主管均抱存着依赖的心理，特别是对于一些经验不足的下属，或是处于意见纷纭而事件又急于解决的情况下，尤其需要专制的领导。 对于一些自立心理强烈的员工，主管宜采取放任性的领导方式。通常这类下属的能力较强，对于工作充满信心，认为自己担任此项工作较其他同事更有把握和自信；另外对于他本身有一番研究和创造心得，欲将他们应用到工作上。 当下属的依赖心理与自立心理混杂时，主管宜采用民主型的领导方式。当下属对本身的工作具备一定的自信，但却认为自己所采用的工作方法和结果，不能完全与主管的要求相吻合时，他的内心会出现不安，这时希望上级能给予安抚。又或是当他们正在开展工作，在做出决策时往往心感疑惑在悬疑不定之际，也希望主管从旁指点迷津，这时民主型的领导可在派用场。二、怎样发挥下属的工作能力？ 真正位高权重的人不会为琐碎的工作忙得团团转，他的主要职责是选贤、用贤，去做适合他们的工作。主管应与下属分工合作，不能将所有工作独揽在身，培养出有才干的下属，替自己完成工作任务，主管才值得骄傲，值得大家学习。解答：要让下属发挥其潜在的工作能力，主管们应切忌犯下列毛病：1、经常打岔他们：当下属刚兴致勃勃有系统思路地做工作时，作为主管的我们却要下属找一份并不重要的文件。 2、开会时间比实际工作时间还长：召开例会时，已将工作分派给每个下属，但其后却三番四次地召开所谓的紧急会议，使他们实际可以工作的时间在为缩减。3、有弹没赞：无论下属多么的努力，主管永远摆出一副怀疑的样子，打击他们的信心。4、猜忌多：对稍有进取的下属，主管便怀疑他们的居心，深怕他会因为工作上的突出表现而取代自己的位置。 5、缺乏时间观念：时间对每个工作的人员来说都是很宝贵的，当下属汇报的工作、报告或是特别急需处理的工作，而作为上司却无限期的未给予回复，如此失去了领导的风格，千万不要在下属面前说自己如何的忙如何的没时间。6、太善忘：明明下属已经上交了报告或汇报了工作进展结果，或已就某项工作得到主管的批准，但历时不久主管竟说：“没印象”。7、朝令夕改：未到最后一刻，下属也不敢进行下一步骤的工作，以免一声令下，前功尽弃。8、唯我独尊：认为自己是公司的“灵魂”下属只是照指示办事的傀儡。上司应该视自己是下属的“导师”和“服务员” 要鼓励下属发挥工作能力，主管应拼弃明星式的表现和独裁的作风，改采取咨询式听取员工的意见。在托付工作的同时，应把权力一并交托，令下属有增加工作自信。三、应否要求下属达到最高或与自己一样有水平？ 很多管理员均是“完美”主义的追求者，他们不但对自己要求高，要事事做到一百分，同时，也要求下属达到顶尖的水平。期望过高的结果，是上司与下属同时感到失望。解答： 一般来说，管理者都倾向期待最高的成果，即使明知环境条件和下属的工作能力十分有限，仍然把目标定得比自己实际操作的程度还要高，希望即使不能达到最好，退而求次的水平也不会太差。作为管理者的我们应明白，事事不应求最高，而只求最好最适用即可。 当然，如果一切条件理想，工作进行顺利，相信下属会得到不俗的成绩的。但现实的环境不可能一切条全部齐备。相反的，我们很可能遇到很多意想不到的恶劣条件。上司在订立目标时，如果忽略了将可能发生的不利因素计算在内。结果，目标与实际成绩相距太远，令到众人均感沮丧。所以，主管切记不要把条件想得过于乐观，最好用辩证法的观点先预测最恶劣的事态。 其次，要预测最恶劣条件下可能会获得哪成果，再下达命令。当你在评估环境地、条件及实际从事该项工作的部属能力、意欲时，必须将水准压到最低点。以最低点标准评估部属能力及意欲时，就算达不到最后的理想成果也会认为是理所当然，而成果要是超越了预期，必然会觉得他们干得很出色。 要令工作气氛轻松和谐，要充下属在适度的压力下工作而不感到挫败沮丧，主管人员要正视环境条件及员工的工作能力，量定合理的工作目标。四、应否向下属施加压力？ 凡事都是有两面性的，工作压力过大的负面影响是令人精神紧张，甚至有反抗、愤怒的心态；但是适当的工作压力能令员工更进取，更全面的投入工作中的挑战，对个人和团体，者有肋成长。如何软硬兼施把握压力巧妙地施诸在工作上，是管理人员的一大考验。据心理学家研究表明，主管具有智慧和经验，未必能保证员工有卓越表现。主管避孕药须适当的运用压力来提高员工的工作表现。如果压力过小员工工作可能会散漫，或者事事依据自己心意而行，导甚至失去原来的目标。反之，压力过大，员工会感到烦扰，困恼甚至愤怒而拒绝合作。解答： 主管人中多要因应环境需要，对员工运用不同程度的压力。在一些较需要创意的工作岗位上，主管要放松一点；以如果下属本身的职务繁杂已经需要他主动的去完成，工作压力已经很大了，每天都忙不过来，主管若再有进一步要求的话，只会令下属生厌、反感、甚至采取对抗的按章工作。相反，在较规律、机械化的工作岗位上，主管就该管得严一些了，要求高一些，如果员工在某工作岗位上已能应付自如，他的经验足以应付更多的责任，主管继续由他负责一成不变的工作，会使员工对工作感到乏味，而减少了工作积极性。所以在上述情况下，主管应增加压力，令员工感到工作具有挑战性，继而在工作上得到满足感。五、应否帮忙下属处理工作？ 很多下属为了对下属表现出“亲民”的态度，会不自觉地把自己变成“黄大仙”，下属每遇到困难时，便要求上司帮助，“有求必应”的结果，会使上司失去原有领导的角色，而变成了众人的杂工或是消防员。解答： 当然，主管在情况紧急时帮助下属可增加工作士气，令人觉得上司体贴下属，甚至在同事之间赢得美誉。但是，它所带来的不良后果是会使主管难以执行督导工作，同时会惹起同极主管的不满。假使下属负责的工作很急迫又很忙，作为上司的你又有空的话，应该可以助他一臂之力。但是，在决定亲自帮助下属时，须考虑是否能调派其他部属协助，假使真的需要你亲力而为的话。你在工作完毕后，便应好好和这下属作一次督导谈话，检讨这项工作是否因计划不周或认识不足，而令工作紧迫适当的做个总结，藉此作为日后改善的根据。 其次，主管对下属帮助实是阻碍了他们的成长。可能你会得到某些尊赞；但同时，其它同级下属会感到不满，认为你待人不平。在适当工作确需主管人员帮助时，我们应给予引导而不是帮助直接处理。 六、应否对男女下属一视同仁？ 踏入新世纪，妇女的社会地位已被确立，不但发性在社会上工作的机增加，而且其中不乏有许多挤身管理阶导的表表者，但是，不少管理人员在处理男职员与女职员的态度上，是有所分别的。解答： 在传统的概念上男性与女性有不同的特质。例如男性较坚强，情绪较稳定，因此比较容易接受各类苦差事；而女性较细心，但情绪化和被动只能做一些小杂事，事实上到了今天这些传统概念仍有许是应用得着的。不过，如果我们的下属是年轻而又开放的一群，我们就要因人因事而异了，新一代的年轻人在性格上没有太大的性别区分了。我们不难发觉，很多上司对男下属和女下属的态度有所不同。对于男下属的错误会严厉批评；相对女下属只是薄责一番便算了。很多上司担心女下属受不了压力，所以采取较温和的态度。 其实不为然，而今很多女性是热衷于追求成就，如果上司常常把她当作一个容易破碎的花瓶的话，她们会不甘心或者会认为上司不重视她们。所以，作为男上司的主管们应清楚的了解自己下属的品性及趋向，对于一些引起性格较豁达开朗的进取型女性，应该摆脱传统的性别观念，对于一些具有传统特质的女性，则用较传统的方法。七、怎样提高士气？ 一间机构时的工作环境和气氛会影响整体员工的工作绩效。无论员工的能力有多高，基他缺乏发挥的机会，自会感到郁郁不得志和沮丧，因而影响工作表现削弱士气。因此，主管们应创造一个理想环境，来激励员工发挥更大的工作效率。解答： 影响员工士气低落的原因在体而言主要有：一是涉及员工的缺点（如：本身的性格、工作态度及健康状况）；二是组织气氛与管理因素（如：组织结构混乱、工作安排欠妥善、缺乏管理阶层的支持、有责无权、工作压力过大、没有挑战性、发燕尾服机会、领导素质等）；三是外在因素（如：家庭及财政问题的困扰、市场不景气、不获赏识等）。要解决这些问题便要对症下药，在下属方面可提供在职训练，加强他们的自信；在组织和管理方面需订立明确的组织目标，改善工作环境和条件。 奖赏下属是提高工作士气其中的一个方法。此外，主管应注意下属的工作，使原来沉闷的工作变得更挑战性和更有意义。例如；将员工的工作重新分配、设计，使之更丰富更有色彩，令员工从工作中得到满足感。主管在分配工作的时候，应尽量避免将工作细化为缺乏意义、重复而简单的工作，应使下属透过工作任务的完整性，来体验到努力工作的成果，由此一份参与感也就应而运生了。 此外，下属能拥有工作的独立和自主能力是相当重要的，主管应赋予他决定工作程度的权力，藉此增加责任感。当下属完成工作时，主管不妨就其表现和效率做出适当的因应，这种回馈可增加下属对工作成效的了解和兴奋。八、下属延误工作时怎么办？当下属未能如期成工作时大部分主管都会面露不悦之色，即使下属提出合理解释，可是主管早已把下属给判了“死刑”。其实，责骂和埋怨是消极的做法，结果只会令下属对主管产生不满。 解答： 作为主管，遇到这种问题时首先要抚心自问，问题是否是出在自己的身上。我们布置任务时是否说得清楚，下属是否完全了解我们的要求呢？事情是否超过下属的能力范围呢？双方就日期上是否完全一致呢？是否错误引导下属该项工作不重要呢？如果我们没有上述的毛病便要追踪下属的工作进度，但必须要有技巧性。 首先，有意无意的与下属倾谈有关的工作进度，这样做不但使你对完成日期有预算，还可以防止下属无意间偏离指标，在适当时候做出赞赏态度，增加下属的自信。主管人员将工作交托下属后，便应放手让下属处理，千万别诸多建议，要下属事事向你请示。因为这样不但妨碍了工作进度，而对下属来说做完后无成功感可言。主管应适时向下属增加适当的压力，表示你重视下属正在努力的工作，但切不要暴跳如雷，破口大骂指责效率低。如果这样不但损害了下属的自尊，对下属构成沉重的心理负担，而且会令你的领导形象及修养蒙污点。 经上司引导、开导后，对一些拖泥带水的下属仍是没有起色的，主管人员可采取较强硬的措施。例如：公司在开例会在就可以敦促，对限期交办的工作可以做出追究。九、怎样透过工作训练下属？ 执行职体制改革必须的能力，有99%是透过实践的工作建立起来的。因此，能透过工作的过程，尽量学习以及把手头的工作做好，工作能力将会显著增长。解答： 上司透过工作，有计划地对下属实施对有关工作的必备知识、技术、解决问题的能力，以及态度等方面的教育训练。简而言之，作为主管人员就应对其下属多进行实务性的工作训练，让下属在实务的工作过程中累积经验和知识。 上司要透过工作训练下属，首先要提供基本的工作概念和知识，特别对于一些新任的下属，更要将公司的目标明确化，并为下属设定个人目标，策划个人培育计划，令下属掌握“达成能力”与“现成能力”的差距，然后逐步提升个人能力。 为下属订定了工作的大原则和提供基本知识后，上司要切合下属的现有的工作能力，安排工作，令下属在实践工作中得到处理问题的经验。在下属进行实务学习的过程中，上司应给予适当的指导，但同时必须留意下属的自主性和个人意欲。 评核工作也是训练下属的其中一个环节。当下属工作一段时期后，工作能力有所进步，但主管人员必须就下属的学习进度以及工作能力与下属作回顾与检讨，提供下属应改进的地方，同时还可以就下属表现较理想的方面给予赞赏，加强下属和信心。此外，制造良好的工作气氛促使下属自动思考问题，也是主管人员的主要职责。管理者要达到这个目标，最好采取启发或询问方式，代替以往的指标、命令等推动方式。此种做法能够促进部属的自发性。十、提高工作效率的窍门 我们常说天时、地利、人和是达成工作目标的要素，当也是提高工作效率的条件。天时可泛指宏观的作业环境；地利即机构内的工作环境；而人和则是机构员工的工作态度、工作技巧，以及机构内上司与下属的关系了。解答： 影响工作效率的原因有来自员工自身的，也有来自主管的处理不善。所以作为主管要提高工作效率的话，则要提供有利的工作环境和条件，积极鼓励下属投入工作，并且在过程中给予适当的督导，使工作效益扩至最大。 主管人员必须了解和关心下属。记住我们除了是下属的上司外，同时也是他们的朋友，这样才能得到下属的信服。例如；一个平日表现好的下属突然工作情绪低落，我们便要设法去找出原因，协助他恢复精神，得新积极投入工作。其次在可行的范围下尽可能为下属争取报酬和福利。假使公司内的职员服务条件远逊于市场一般水平的话，是无论主管如何善待下属，也难提高工作效率的。此外，主管在委派工作时应给予下属适当的权力去执行事务，令下属对工作投入，对上司信服，又满足于工作条件，下属的积极性自然会提高很多。 其次是涉及到技巧问题。假使主管为下属提供了良好的工作心理因素，但如果在执行方法上有所不当，也会影响工作效率。假使主管不会理会行政架构，常常越权或越级指挥下属；在指示工作中含糊不清时导致下属犯了错误时，又不愿去聆听、了解下属的问题，这些都会打击下属的工作热诚，自然效率减低了。再者，假使下属对工作的熟识程度较低，做事不得其未能，主管也应给予指导，引导解决难题，以免延工作时间。
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